Goede processen maken licht werk
Laten we eerlijk zijn, archiveren is niet een taak die de meeste mensen met plezier uitvoeren.

Meestal wordt het uitgesteld of helemaal vermeden, zeker als archiveren nog in papieren vorm gebeurt blijft het beperkt tot het hoogst noodzakelijke. Ondanks dat informatie een van de meest kostbare bezittingen is voor een organisatie gaat deze vaak verloren in ongewenste tijdrovende en foutgevoelige archiveringsprocessen.

Dat moet toch anders kunnen.

Geautomatiseerd documenten vastleggen
ScannerVision® is hét alternatief voor de traditionele manier van archiveren en scannen/digitaliseren. Met slechts enkele eenvoudige handelingen kan een medewerker alle documenten scannen, digitaliseren, bewerken, kenmerken, routeren en op de gewenste locatie in het juiste formaat opslaan.

Met ScannerVision werkt uw organisatie efficiënter, met minder fouten en zonder dat intensieve training nodig is. De visie is eenvoud; traditionele documentverwerkingsprocessen beleid zijn vaak onnodig complex, foutgevoelig en niet te controleren. Dit kan worden vermeden door gebruik te maken van de laatste technologieën.

ScannerVision kan worden bediend vanaf het touchscreen van de KYOCERA HyPAS multifunctionals of vanaf de pc door middel van een desktop client.

Gecentraliseerde workflow
Het in gebruik nemen van ScannerVision kost geen dagen aan programmeren en maatwerk. Alles kan centraal worden ingeregeld met behulp van document workflowtemplates. Er zijn standaard templates, klaar voor gebruik, of er kunnen eenvoudig nieuwe templates worden gemaakt met de aanwezige wizard. Zodra processen akkoord zijn ontvangen alle gebruikers en machines automatisch de nieuwe of herziene templates.

Kostenbesparend
ScannerVision is schaalbaar en biedt de juiste licentie voor iedere grootte organisatie of afdeling. Wat wordt er gescand, hoe vaak wordt er gescand en hoeveel wordt er gescand?
Geen twee situaties zijn gelijk. Daarom bieden wij diverse licentiemodellen afgestemd op uw behoeften.

U wilt uw documenten automatisch opslaan op de juiste plaats in het juiste formaat en deze vervolgens eenvoudig kunnen terugvinden en zelfs inhoudelijk in het document kunnen zoeken.

Met ScannerVision is een dergelijk proces eenvoudig naar wens in te regelen waardoor dagelijkse werkzaamheden totaal geen moeite meer kosten.

Stap 1 – Capture
Plaats uw documenten op de multifunctional/scanner of laad bestaande elektronische documenten (zoals een TIFF / PDF-bestand archief) in ScannerVision. Selecteer een vooraf vastgelegd proces of verrijk het document met extra informatie op de gebruiksvriendelijke interface van de MFP of de desktop client.

Stap 2 – Verwerken
Druk op de startknop en het document wordt automatisch gedigitaliseerd en/of verwerkt, zo kunnen onder andere barcodes worden gelezen en de waarde gebruikt. Beeldverbetering worden uitgevoerd, documenten worden gesplitst en blanco pagina’s worden verwijderd. Uiteraard kan OCR plaatsvinden waardoor documenten doorzoekbaar en bewerkbaar in nagenoeg ieder formaat kunnen worden opgeslagen.

Stap 3 – Opslaan of distribueren
Naast de opslag in mappenstructuur op de server of distributie via email kan ScannerVision ook, dankzij een breed scala van koppelingen, automatisch uw document rechtstreeks plaatsen op host of webservers, online webservices en in nagenoeg alle bedrijfsapplicaties.

De functies van ScannerVision:
ScannerVision is veel meer dan alleen software om mee te scannen. Het maakt elk aspect van de digitalisering, verwerking, opslag en distributie van documenten eenvoudiger.

Metadata
Metadata kan aan ieder document worden meegegeven via de multifunctional display en de desktop-client of ScannerVision kan automatisch metadata aan elk document toevoegen op basis van informatie, zoals de datum en het tijdstip van verwerking of de naam van het document. Dit zorgt ervoor dat alle documenten correct kunnen worden opgeslagen.

Formulieren automatisch verwerken
Het verwerken van formulieren zoals examens, enquêtes en stemformulieren kan snel, eenvoudig en foutloos dankzij de Optical Mark Recognition functionaliteit.

Splits documenten automatisch
Verhoog de efficiency door documenten in bulk te scannen en ze daarna door Scannervision te laten splitsen en als afzonderlijke documenten te laten verwerken, routeren en opslaan.

Hoge compressie
Creëer bestanden die tot 5 keer kleiner zijn dan met de standaard compressiemethodes.

Zoneherkenning
Filter automatisch informatie zoals factuurnummers, klantnaam of codes uit specifieke zones in uw document en gebruik deze als metadata.

Zet beeldbestanden om in tekst
Converteer gescande documenten, naar een volledige RTF-document waarvan u op inhoud kunt zoeken of deze kan bewerken.

Barcodes en QR-codes
Voeg barcodes toe aan documenten zodat ScannerVision de waarde van barcodes kan gebruiken als metadata of deze kan gebruiken als het begin van een nieuw document. ScannerVision kan ook barcodes in gescande documenten toevoegen voor eenvoudigere verwerking later.

Beveiligd scannen en encryptie
Gebruikersauthenticatie verzekert u ervan dat alleen de document eigenaar toegang heeft tot zijn documenten terwijl het gehele proces en netwerkverkeer tussen clients en servers versleuteld kan worden.

Opslag in ieder bestandsformaat
Keuze uit 16 verschillende bestandsformaten waaronder: DOC, (doorzoekbare) PDF, PDF/A en XLS.

Instant export
Link naar applicaties of upload informatie naar het web in tekstbestanden (xml, txt en html).

Connectoren
Door gebruik te maken van een serverconnector, wordt de kracht van ScannerVision gekoppeld aan vele DMS of ERP applicaties.

MyQ is een oplossing die het printen en scannen van documenten eenvoudiger en efficiënter maakt. Daarnaast biedt het de mogelijkheid om de output binnen uw organisatie in kaart te brengen en te beheren.

MyQ biedt een waterdichte beveiliging; gevoelige documenten komen niet meer in handen van onbevoegden.
Eenvoudig in gebruik

Weten wie wat print, de beveiliging van gevoelige documenten en het inzichtelijk hebben wat alle afdrukken uw organisatie kosten is bijna onmogelijk om te realiseren.

Met MyQ maakt u dit niet alleen mogelijk, het is bovendien eenvoudig in gebruik en beheer en de grote flexibiliteit biedt een scala aan aanpassingsmogelijkheden die het volledig bij de behoefte van uw organisatie laat aansluiten.

MyQ biedt u de mogelijkheid om printprocessen te stroomlijnen met als resultaat een vereenvoudigde en beveiligde document output binnen de gehele organisatie.
Gevoelige documenten beveiligd

MyQ geeft alleen geautoriseerde gebruikers toegang tot de outputomgeving en alleen na authenticatie worden de persoonlijke printopdrachten op de gekozen machine afgedrukt.
Dit vermindert de noodzaak tot het hebben van persoonlijke printers, voorkomt dat gevoelige informatie door de verkeerde personen van de printer wordt afgehaald of niet worden opgehaald en achterblijft op de printer.
Slim printen

MyQ beschikt over de mogelijkheid om de printbelasting te monitoren en de output te verdelen over de meest geschikte machines.
Dit levert naast een hogere afdruksnelheid een aanzienlijk efficiënter gebruik van uw outputomgeving op.
Indien tijdens een printopdracht een van de machines bijvoorbeeld geen toner of papier meer heeft worden de resterende pagina’s automatisch naar een andere machine in de groep gestuurd.

Printkosten doorbelasten
Deze lastige en tijdrovende taak wordt met MyQ zeer eenvoudig gemaakt. De software wijst de kosten automatische toe aan bepaalde gebruikers, taken, afdelingen of projecten.

Minder papier, meer efficientie!
De automatische manier om werkprocessen te verbeteren

Het feit is dat, hoe georganiseerd uw kantoor ook is, facturen en andere belangrijke kantoordocumenten vaak worden aangeleverd op papier of in een formaat dat moeilijk in uw werkproces te integreren is. Het kost veel tijd en geld om de documenten te converteren, indexeren en organiseren zodat ze op de juiste plek in uw applicatie kunnen worden opgeslagen. Effectieve en eenduidige automatisering van uw werkprocessen zorgt ervoor dat de productiviteit aanzienlijk wordt verhoogt terwijl de operationele kosten dalen. AutoStore, voor snel en efficiënt organiseren van uw documenten ontlast werknemers van vervelende administratieve taken, zodat zij de handen vrij hebben om te doen waar ze het best in zijn.

AutoStore Foundation

Basis werkprocessen

Scannen van documenten direct vanaf de multifunctional verwerk met behulp van geavanceerde componenten zoals OCR (volledig en zone) OCR/Zone OCR
Conversie naar diverse bestandsformaten waaronder PDF (inclusief PDF beveiliging en MRC compressie), PDF/A en Office ondersteunende formaten
Opslag in e-mail en fax, scan to folder, FTP en printer
Volgen en kennisgevingen versturen

AutoStore Express

Standaard werkprocessen

Digitaal vastleggen vanuit multifunctional, folder, POP3-mailbox
OCR/Zone OCR, formaatconversie, herkenning van barcodes (1D, 2D)
Opslag in applicaties (SharePoint, Lotus Domino), scan to e-mail en fax, scan to folder, FTP en printer
Volgen en kennisgevingen versturen

AutoStore Workflow

Geavanceerde werkprocessen

Omvat alle functies van AutoStore Express plus het volgende:

Vastleggen vanuit elke bron (papier of elektronisch)
Geavanceerde documentverwerkingsopties
Opslaan in diverse groupware, secure FTP, fax en meer dan 30 Document management systemen
Aaanpassing aan persoonlijke wensen

AutoStore neemt uw werk uit handen
AutoStore verhoogt de efficiëntie voor alle afdelingen, bedrijven en organisaties waar papieren documenten onderdeel uitmaken van het bedrijfsproces. Stroomlijn uw werkprocessen op de crediteuren en debiteuren administratie. Beveilig uw documentprocessen op de afdeling personeelszaken. Optimaliseer toegankelijkheid tot uw documenten in de gezondheidszorg. Dit zijn slechts een paar voorbeelden. KYOCERA en AutoSore bespreken en verwerken graag uw specifieke document eisen.

AutoStore Data Flow:
Leg gegevens digitaal vast
Of we het nu hebben over een op de multifunctional gescand document of een ontvangen e-mail, de eerste stap is om het document digitaal vast te leggen. AutoStore kan omgaan met documenten die afkomstig zijn van vele bronnen, zoals KYOCERA multifunctionals, e-mails, PC-desktops, scanners of gedeelde netwerkschijven. De software legt, snel en gemakkelijk, vrijwel elke inhoud in elk formaat vast, indexeert de inhoud en verwerkt deze tot een breed scala aan formaten. En omdat geen specifieke kennis vereist is, kan AutoStore gemakkelijk door iedereen worden gebruikt.

Je voordelen in het kort:

• Verbetert de kantoorproductiviteit door handmatige processen te reduceren en menselijke fouten tot een minimum te beperken
• Vereenvoudig bedrijfsprocessen door uw documentstromen te automatiseren
• Minimaliseert de operationele kosten door de kosten voor handmatige opslag en gegevensinvoer, etc. te reduceren
• Zorgt voor wettelijke conformiteit op basis van een veilige, op regels gebaseerde documentenverwerking
• Versnelt de administratieve werkprocessen door documenten automatisch naar de door u gewenste toepassing/werknemer te sturen

Scan vanaf uw MFP direct naar uw pc met meer snelheid, functionaliteit en flexibiliteit.
De HyPAS™ applicatie voor sneller en efficiëntere persoonlijke scanprocessen.

Onze HyPAS applicatie PinPoint Scan maakt scannen met de MFP eenvoudiger dan ooit. Zodra u zich heeft aangemeld bij de MFP, maakt deze connectie met uw PC en toont de scan bestemmingen die u zelf eerder heeft gedefinieerd: een map, je e-mailadres of een applicatie die PDF-bestanden ondersteunt.

Ook kan rechtstreeks vanaf het bedieningspaneel van de MFP door de mappenstructuur op de pc worden gebladerd. De gescande gegevens worden door middel van SSL-encryptie beveiligd voordat ze naar de PC worden gestuurd waardoor document veiligheid tijdens het hele scanproces wordt gegarandeerd.

Zakelijke vraagstukken
-Het scannen naar e-mail is eenvoudig – maar hoe maak ik het scannen naar mappen en applicaties op mijn PC eenvoudiger?

-Veel mensen vinden scannen vanaf de MFP lastig – is er een manier om dit proces intuïtiever te maken?

-Ik scan regelmatig documenten die bewerkt moeten kunnen worden – is dit proces sneller en efficiënter te maken?

De voordelen met PinPoint Scan

Eenvoudig keuze: de persoonlijke bestemmingsfolders worden op de display van de MFP getoond zodra de gebruiker is ingelogd.
Intuïtieve Set-up en gebruik: PinPoint Scan beschikt over een intuïtieve menustructuur en is zeer eenvoudig in het gebruik.
Scan to application: Met PinPoint Scan kunnen documenten direct naar een applicatie worden gestuurd die het bewerken van PDF bestanden mogelijk maakt zodat er direct gestart kan worden.

Kenmerken en specificaties

Met PinPoint Scan kunt u uw eigen scan bestemmingen definiëren, Dit kunnen mappen op uw pc zijn, een e-mailadres of zelfs een toepassing die automatisch wordt geopend. PinPoint Scan is opmerkelijk eenvoudig in te configureren: Eerst wordt een kleine applicatie op de PC geïnstalleerd waarna de persoonlijke scan bestemmingen en gebruikerscode worden gedefinieerd. Op de MFP worden deze bestemmingen direct na het invoeren van de pincode getoond.

Scan to folder – Sla de gescande documenten op op het bureaublad of direct in de juiste folder op uw PC
Scan to email – Verstuur het gescande document naar uw e-mailadres
Scan to application – Verstuur de applicatie direct naar een applicatie voor het bewerken van PDF bestanden.
Veiligheid – Log in met een persoonlijke PIN code of met een ID kaart, Document veiligheid door beveiligde gegevens overdracht met SSL encryptie.
Persoonlijke set-up – Gebruikers kunnen zelf hun persoonlijke scan bestemmingen en instellingen definiëren en aanpassen in een gebruiksvriendelijke interface.
Snel en eenvoudig – De intuïtieve installatie, configuratie en interface garanderen gebruikersgemak zonder problemen en training.

Van scannen naar bedrijfsproces

KYOCERA biedt een breed scala aan toepassingen om scannenprocessen voor iedere organisatie, groot of klein, te stroomlijnen Met PinPoint scan kunnen gebruikers eenvoudig en snel naar hun pc scannen. Andere applicaties bieden OCR, Barcodeherkenning en diverse geavanceerde scan functionaliteiten waarmee bedrijfs- en scanprocessen kunnen worden geoptimaliseerd.

Neem contact met ons op om te bespreken hoe wij uw bedrijfsprocessen efficiënter kunnen maken terwijl u kosten bespaard.

om het document digitaal vast te leggen. AutoStore kan omgaan met documenten die afkomstig zijn van vele bronnen, zoals KYOCERA multifunctionals, e-mails, PC-desktops, scanners of gedeelde netwerkschijven. De software legt, snel en gemakkelijk, vrijwel elke inhoud in elk formaat vast, indexeert de inhoud en verwerkt deze tot een breed scala aan formaten. En omdat geen specifieke kennis vereist is, kan AutoStore gemakkelijk door iedereen worden gebruikt.

Proces
AutoStore sorteert en verwerkt informatie volgens de eisen en processen binnen uw bedrijf. Met gebruik van optische karakterherkenning (OCR ) haalt AutoStore tekstgegevens uit papieren documenten. De software kan kop- en voetteksten lezen, evenals datums of btw-gegevens. Bovendien kan de software ook zo worden geprogrammeerd dat gehele facturen en andere bedrijfsformulieren worden herkend. Gegevens als onderdelennummers, beschrijvingen, prijzen en andere elementen worden snel en foutloos verwerkt. Al deze gegevens kunnen worden opgeslagen in elk gewenst standaardformaat, zoals MS Word en doorzoekbare Adobe PDF-bestanden en/of worden doorgestuurd naar de door u gebruikte bedrijfs- of document applicatie.

Route
AutoStore verstuurt documenten automatisch naar uw bedrijfstoepassing, zodat documenten, indien nodig, snel en efficiënt kunnen worden teruggevonden. Door minder handmatige verwerking wordt de kans op menselijke fouten geminimaliseerd en neemt als gevolg hiervan de productiviteit toe. AutoStore, eventueel aangevuld met Scanshare, is gemakkelijk te integreren in elk standaard systeem en werkt met nagenoeg alle bekende internationale en lokale bedrijfsapplicaties.

Uw voordelen in het kort:

Verbetert de kantoorproductiviteit door handmatige processen te reduceren en menselijke fouten tot een minimum te beperken
Vereenvoudig bedrijfsprocessen door uw documentstromen te automatiseren
Minimaliseert de operationele kosten door de kosten voor handmatige opslag en gegevensinvoer, etc. te reduceren
Zorgt voor wettelijke conformiteit op basis van een veilige, op regels gebaseerde documentenverwerking
Versnelt de administratieve werkprocessen door documenten automatisch naar de door u gewenste toepassing/werknemer te sturen

Met deze app kunnen mobiele gebruikers scans en beelden printen of versturen van hun mobiele apparaten naar KYOCERA printers en multifunctionals in hun netwerk.

Werknemers willen steeds vaker hun eigen iPhone, iPad of Android** Smartphone en tablet volgens het Bring Your Own Device (BYOD) principe connecteren aan zakelijke bronnen.
Met de innovatieve technologie van KYOCERA, die zowel multifunctionele producten als mobiele apps ondersteunt, wordt het kantoor een echte mobiele ervaring.

KYOCERA Mobile Print biedt de volgende functies:
• Device Discovery: snel en eenvoudig gebruik maken van WiFi om KYOCERA printers en MFP’s te localiseren.
• Print: print foto’s, documenten of webpagina’s die zijn opgeslagen op mobiele apparaten met alle bestaande bestandsformaten zoals PDF, JPEG, PNG, TXT en HTML.
• Taakboekhouding: volg afdruktaken wanneer job-accounting is geactiveerd bij de MFP of printer.
• Scannen: scan documenten met een KYOCERA MFP en stuur ze naar een mobiel apparaat.
• E-mail: eenvoudig opslaan en delen van documenten die zijn opgeslagen als e-mailbijlagen in de app.

Ondersteunde apparaten zijn:
• iPhone, iPad en iPod Touch met iOS 4.2 of hoger
• Android Smartphones met Android 2.2 of hoger
• Android tablet-pc’s met Android 3.0 of hoger
• KYOCERA printers en MFP’s met PDF-Direct Print 1.4 of hoger

De KYOCERA Mobile Print app kan hiernaast gratis worden gedownload via Android en iOS app stores.